Wie voor het werk kilometers maakt, kan daarvoor een kilometervergoeding ontvangen. Denk aan een werknemer die met de eigen auto naar een klant rijdt, maar ook aan woon werkverkeer tussen huis en de vaste werkplek. Voor werkgevers is het belangrijk om te weten welke kilometers vergoed mogen worden, welk bedrag belastingvrij kan worden betaald en hoe deze vergoeding in de salarisadministratie wordt verwerkt.
Maar hoe werkt kilometervergoeding precies? In dit artikel leggen we uit wanneer je recht kunt hebben op een kilometervergoeding, welke fiscale regels gelden en hoe werkgevers de vergoeding correct verwerken.
Een kilometervergoeding is een bedrag dat een werkgever aan een werknemer kan betalen voor kilometers die de werknemer voor het werk aflegt met eigen vervoer.
Dat kan bijvoorbeeld met een:
• eigen auto
• motor
• scooter
• fiets
De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in de kosten die een werknemer maakt voor het reizen. Denk bij een auto bijvoorbeeld aan brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving.
Een kilometervergoeding is niet automatisch hetzelfde als een reiskostenvergoeding. Reiskostenvergoeding is een breder begrip en kan bijvoorbeeld ook betrekking hebben op kosten voor het openbaar vervoer.
Een werkgever bepaalt hoeveel zakelijke of relevante woon werk kilometers een werknemer heeft afgelegd. Vervolgens wordt het aantal kilometers vermenigvuldigd met de afgesproken vergoeding per kilometer.
De overheid bepaalt ieder jaar welk bedrag een werkgever maximaal gericht vrijgesteld kan vergoeden voor vervoer met een eigen vervoermiddel. In 2026 bedraagt deze maximale onbelaste kilometervergoeding € 0,23 per kilometer.
Een eenvoudige berekening ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Een werknemer rijdt in een maand 500 kilometer waarvoor een kilometervergoeding geldt.
Bij € 0,23 per kilometer ontvangt de werknemer:
500 × € 0,23 = € 115
Dit bedrag kan binnen de fiscale voorwaarden onbelast worden vergoed.
Een werkgever is niet vanuit de belastingwet automatisch verplicht om iedere werknemer een kilometervergoeding te geven.
Of een werknemer recht heeft op een vergoeding kan bijvoorbeeld zijn vastgelegd in:
• een cao
• de arbeidsovereenkomst
• een personeelshandboek
• een bedrijfsregeling
In een cao kan bovendien een ander bedrag per kilometer zijn afgesproken dan het fiscaal vrijgestelde maximumbedrag.
Werkgevers moeten daarom naast de fiscale regels altijd controleren welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn.
In 2026 mag een werkgever voor reizen met eigen vervoer maximaal € 0,23 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden. Dit bedrag geldt onder voorwaarden voor zakelijke kilometers en woon werkverkeer.
Belangrijk is dat € 0,23 geen verplicht bedrag is. Het is het fiscale maximumbedrag dat gericht vrijgesteld kan worden vergoed.
Een werkgever kan dus bijvoorbeeld ook € 0,19 of € 0,21 per kilometer betalen wanneer dit past binnen de gemaakte afspraken.
Ja, een werkgever mag een hogere kilometervergoeding afspreken.
Fiscaal ontstaat er dan wel een verschil.
Wanneer een werkgever bijvoorbeeld € 0,30 per kilometer betaalt, kan € 0,23 per kilometer gericht vrijgesteld worden vergoed. De resterende € 0,07 behoort in beginsel tot het loon van de werknemer. De werkgever kan onder voorwaarden ook bekijken of het bovenmatige deel binnen de werkkostenregeling kan worden aangewezen.
Een hogere kilometervergoeding is dus mogelijk, maar moet fiscaal correct worden verwerkt.
Ja. Voor de loonheffingen wordt woon werkverkeer als zakelijk verkeer behandeld. Daardoor kan een werkgever ook voor de kilometers tussen de woning en de vaste werkplek een onbelaste vergoeding geven binnen het geldende maximumbedrag.
Stel dat een werknemer 20 kilometer van het werk woont. Voor een werkdag rijdt deze werknemer 20 kilometer heen en 20 kilometer terug.
Dat zijn in totaal 40 kilometer.
Bij een vergoeding van € 0,23 per kilometer komt dat neer op:
40 × € 0,23 = € 9,20 per werkdag
Hoe de vergoeding uiteindelijk wordt berekend, hangt af van de regeling die de werkgever gebruikt.
Zakelijke kilometers zijn kilometers die een werknemer voor het werk aflegt.
Denk bijvoorbeeld aan:
• een bezoek aan een klant
• reizen naar een zakelijke afspraak
• een bezoek aan een leverancier
• reizen tussen verschillende bedrijfslocaties
• een afspraak voor een training of cursus vanuit het werk
Wanneer een werknemer hiervoor een eigen vervoermiddel gebruikt, kan de werkgever hiervoor binnen de fiscale regels een kilometervergoeding geven.
Niet iedere werkgever rekent maandelijks alle woon werk kilometers afzonderlijk uit. Onder voorwaarden kan een werkgever werken met een vaste reiskostenvergoeding.
Dit is vooral praktisch voor werknemers die regelmatig naar een vaste werkplek reizen.
Bij het vaststellen van zo’n vergoeding wordt rekening gehouden met factoren zoals:
• de reisafstand
• het aantal werkdagen
• het aantal dagen waarop naar de vaste werkplek wordt gereisd
• langdurige afwezigheid
• thuiswerkdagen
De Belastingdienst heeft hiervoor regels en rekenmethodes. Daardoor hoeft een werkgever niet iedere afzonderlijke rit handmatig te verwerken.
Hybride werken maakt de berekening van reiskosten soms ingewikkelder.
Een werknemer kan bijvoorbeeld drie dagen op kantoor werken en twee dagen thuis. Voor de thuiswerkdagen worden uiteraard geen woon werk kilometers gemaakt.
Werkgevers kunnen daarnaast onder voorwaarden een onbelaste thuiswerkvergoeding verstrekken. Voor dezelfde werkdag kan niet zonder meer zowel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten als die voor reizen naar de vaste werkplek worden toegepast.
Daarom is het belangrijk dat thuiswerkdagen en reisdagen correct worden geregistreerd.
De belastingvrije kilometervergoeding is vooral relevant wanneer een werknemer met een eigen vervoermiddel reist.
Stelt de werkgever een auto ter beschikking, dan gelden andere fiscale regels. De werkgever draagt dan immers al de kosten van de zakelijke auto.
Voor privégebruik van een auto van de zaak kan bovendien bijtelling van toepassing zijn.
Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen een werknemer die met een eigen auto rijdt en een werknemer die gebruikmaakt van een auto van de zaak.
De fiscale kilometervergoeding is niet uitsluitend bedoeld voor auto’s.
Ook wanneer een werknemer met een eigen fiets naar het werk reist, kan een werkgever een kilometervergoeding geven. Hetzelfde maximale bedrag per kilometer kan binnen de fiscale voorwaarden gericht vrijgesteld worden vergoed.
Dat maakt een kilometervergoeding ook interessant voor werkgevers die fietsen naar het werk willen stimuleren.
Bij een fiets van de zaak gelden weer andere fiscale regels, waaronder mogelijk een bijtelling.
Een kilometervergoeding kan via de salarisadministratie worden verwerkt.
Op de loonstrook kan bijvoorbeeld worden vermeld:
Reiskostenvergoeding: € 115,00
Wanneer de vergoeding volledig binnen de voorwaarden voor een gerichte vrijstelling valt, wordt deze niet op dezelfde manier belast als regulier brutoloon.
Betaalt een werkgever meer dan het fiscaal vrijgestelde bedrag, dan moet het bovenmatige gedeelte correct worden verwerkt.
Een goede inrichting van de salarisadministratie is daarom belangrijk.
Een werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat een onbelaste vergoeding terecht is verstrekt.
Daarom is een goede administratie belangrijk.
Bij zakelijke ritten kan bijvoorbeeld worden geregistreerd:
• datum van de rit
• vertrekpunt
• bestemming
• reden van de reis
• aantal kilometers
Bij een vaste woon werkvergoeding kan een andere berekeningsmethode worden gebruikt.
Welke administratie nodig is, hangt dus af van de manier waarop de reiskostenregeling is ingericht.
Reist een werknemer met het openbaar vervoer, dan gelden andere mogelijkheden.
Een werkgever kan onder voorwaarden de werkelijke kosten van reizen met het openbaar vervoer onbelast vergoeden. Dit kan bijvoorbeeld op basis van treinkaartjes, declaraties of een zakelijke OV kaart.
Hierdoor kan het bij werknemers die regelmatig met het openbaar vervoer reizen gunstiger zijn om de daadwerkelijke vervoerskosten te vergoeden in plaats van een vast bedrag per kilometer.
Kilometervergoeding lijkt eenvoudig, maar in de salarisadministratie komen regelmatig fouten voor.
Denk bijvoorbeeld aan:
• een verouderd kilometerbedrag gebruiken
• woon werk kilometers verkeerd berekenen
• thuiswerkdagen niet verwerken
• meer dan het vrijgestelde bedrag volledig onbelast uitbetalen
• zakelijke kilometers dubbel vergoeden
• onvoldoende registratie van zakelijke ritten
• een verkeerde regeling toepassen bij een auto van de zaak
Vooral bij organisaties met veel werknemers, wisselende werkdagen of hybride werken kan de verwerking snel complex worden.
Voor werknemers betekent een correcte vergoeding dat gemaakte reiskosten volgens afspraak worden gecompenseerd.
Voor werkgevers is een correcte verwerking belangrijk om:
• fiscale fouten te voorkomen
• loonstroken correct te houden
• medewerkers duidelijkheid te geven
• de werkkostenregeling goed toe te passen
• personeelskosten inzichtelijk te houden
• correcties achteraf te voorkomen
Daarom hoort een reiskostenregeling goed aan te sluiten op de salarisadministratie.
Kilometervergoedingen zijn slechts één van de vele looncomponenten waarmee werkgevers te maken krijgen.
Betaalze helpt werkgevers met de correcte verwerking van onder andere:
• kilometervergoedingen
• woon werkverkeer
• zakelijke reiskosten
• thuiswerkvergoedingen
• loonstroken
• loonheffingen
• personeelsmutaties
• loonaangiften
Zo worden vergoedingen correct verwerkt en weten medewerkers precies waar ze aan toe zijn.
Een kilometervergoeding is een bedrag dat een werkgever aan een werknemer kan betalen voor kilometers die met een eigen vervoermiddel worden afgelegd. Het aantal kilometers wordt vermenigvuldigd met het afgesproken bedrag per kilometer. Binnen de fiscale voorwaarden kan in 2026 maximaal € 0,23 per kilometer gericht vrijgesteld worden vergoed.
Niet automatisch vanuit de belastingwet. Of een werknemer recht heeft op kilometervergoeding hangt onder andere af van de cao, arbeidsovereenkomst of afspraken binnen het bedrijf.
In 2026 bedraagt de maximale gericht vrijgestelde kilometervergoeding voor eigen vervoer € 0,23 per kilometer. Een werkgever mag meer betalen, maar over het meerdere gelden andere fiscale regels.
Ja. Voor de loonheffingen wordt woon werkverkeer als zakelijk verkeer behandeld. Hierdoor kan een werkgever binnen de voorwaarden ook hiervoor een onbelaste kilometervergoeding geven.
Ja. De fiscale regeling voor eigen vervoer kan ook worden gebruikt wanneer een werknemer met een eigen fiets reist. De regeling is dus niet uitsluitend bedoeld voor automobilisten.
Hoe werkt kilometervergoeding? Een werkgever kan werknemers een bedrag per kilometer betalen voor reizen met een eigen vervoermiddel. In 2026 kan binnen de fiscale voorwaarden maximaal € 0,23 per kilometer gericht vrijgesteld worden vergoed.
De regeling kan worden gebruikt voor zakelijke reizen en woon werkverkeer. Een werkgever is echter niet automatisch verplicht om € 0,23 per kilometer te betalen. Het daadwerkelijke recht en bedrag kunnen worden bepaald door een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling.
Voor werkgevers is een correcte verwerking belangrijk, zeker bij hybride werken, vaste reiskostenvergoedingen en bedragen boven de fiscale vrijstelling. Een goed ingerichte salarisadministratie zorgt ervoor dat kilometervergoedingen correct op de loonstrook terechtkomen en volgens de geldende fiscale regels worden verwerkt.
Onze specialisten denken graag met je mee. Stel je vraag vrijblijvend en ontvang snel een duidelijk antwoord.
Wil je zekerheid over je loonadministratie, zonder gedoe of risico op fouten? Betaalze helpt ondernemers in heel Nederland met een foutloze, overzichtelijke en professionele salarisadministratie. Of je nu één medewerker hebt of een groeiend team, wij zorgen dat alles klopt.
Bij Betaalze profiteer je van:
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Maak vrijblijvend kennis met Betaalze en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.
*(Vereniging van Nederlandse Salarisadministrateurs)
Telefoon
Gemaakt door Strategisch Partners