Op een loonstrook staan niet alleen het brutoloon, de loonheffing en het nettoloon. Je kunt er ook bedragen of uren tegenkomen die worden aangeduid als reserveringen. Denk bijvoorbeeld aan reserveringen voor vakantiegeld, vakantiedagen of andere arbeidsvoorwaarden.
Maar wat zijn reserveringen op een loonstrook precies? Zijn deze bedragen al van jou, wanneer worden ze uitbetaald en waarom kan het gereserveerde bedrag iedere maand veranderen?
In dit artikel leggen we uit hoe reserveringen werken en waarom ze een belangrijk onderdeel kunnen zijn van de salarisadministratie.
Reserveringen zijn bedragen of rechten die gedurende een bepaalde periode worden opgebouwd voor een toekomstige uitbetaling of opname.
Een werkgever kan bijvoorbeeld iedere salarisperiode een gedeelte van het vakantiegeld opbouwen. Dit bedrag wordt nog niet direct uitbetaald, maar gereserveerd totdat het afgesproken uitbetalingsmoment wordt bereikt.
Bij reserveringen kun je onder andere denken aan:
• vakantiegeld
• vakantie uren
• bovenwettelijke vakantie uren
• tijd voor tijd uren
• een eindejaarsuitkering, afhankelijk van de regeling
• andere arbeidsvoorwaardelijke rechten
Welke reserveringen een werknemer opbouwt, hangt af van de arbeidsovereenkomst, cao en regelingen van de werkgever.
Reserveringen worden gedurende het dienstverband opgebouwd.
Een bekend voorbeeld is vakantiegeld. Een werknemer bouwt doorgaans gedurende het jaar vakantiebijslag op. De werkgever reserveert dit bedrag en betaalt het vervolgens op het afgesproken moment uit.
Stel dat een werknemer iedere maand een bepaald bedrag aan vakantiegeld opbouwt. Na iedere salarisverwerking neemt de reservering verder toe.
Op de loonstrook kan dan bijvoorbeeld staan:
Reservering vakantiegeld: € 175
De volgende maand wordt opnieuw vakantiegeld opgebouwd en neemt het totaal toe, tenzij de loonstrook alleen de reservering van die specifieke periode weergeeft.
Hoe reserveringen precies zichtbaar zijn, verschilt per salarissoftware.
Wanneer je op je loonstrook een reservering ziet, betekent dit meestal dat je een bepaald recht aan het opbouwen bent dat nog niet direct wordt uitbetaald of opgenomen.
Op een loonstrook kunnen bijvoorbeeld staan:
Vakantiegeld opgebouwd
Dit laat zien hoeveel vakantiegeld gedurende een bepaalde periode is opgebouwd.
Vakantie uren
Dit geeft inzicht in het aantal opgebouwde vakantie uren.
Tijd voor tijd
Wanneer extra gewerkte uren volgens de afspraken worden omgezet in vrije tijd, kunnen deze als tegoed worden geregistreerd.
Het is belangrijk om naar de exacte omschrijving te kijken. Niet iedere salarissoftware gebruikt namelijk dezelfde termen.
Nee. Dit is een belangrijk verschil.
Een inhouding is een bedrag dat daadwerkelijk wordt ingehouden op het salaris. Denk bijvoorbeeld aan loonheffing of het werknemersdeel van een pensioenpremie.
Een reservering is juist een bedrag of recht dat wordt opgebouwd voor een later moment.
Wanneer op de loonstrook € 200 aan vakantiegeld is gereserveerd, betekent dit dus niet automatisch dat € 200 van het nettoloon is afgehaald.
Het bedrag wordt opgebouwd volgens de afspraken die voor de werknemer gelden.
Welke reserveringen zichtbaar zijn, verschilt per werkgever en salarisregeling.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
Vakantiegeld wordt gedurende het jaar opgebouwd. Veel werkgevers betalen het opgebouwde vakantiegeld één keer per jaar uit, vaak in mei of juni.
Werknemers bouwen gedurende hun dienstverband vakantie uren op. In een salaris of HR systeem kan worden bijgehouden hoeveel uren zijn opgebouwd, opgenomen en nog beschikbaar zijn.
Naast wettelijke vakantiedagen kunnen aanvullende vakantie uren worden opgebouwd. Hiervoor gelden andere regels rondom vervallen en verjaren.
Wanneer extra gewerkte uren niet worden uitbetaald maar worden gecompenseerd met vrije tijd, kunnen deze uren als tegoed worden geregistreerd.
Bij sommige arbeidsvoorwaarden of cao’s wordt gedurende het jaar een recht op een eindejaarsuitkering opgebouwd. Hoe dit wordt verwerkt, hangt af van de betreffende regeling.
Vakantiegeld is waarschijnlijk de bekendste salarisreservering.
Werknemers hebben in beginsel recht op minimaal 8% vakantiebijslag over het loon dat daarvoor volgens de wettelijke regels meetelt. Er bestaan uitzonderingen en cao’s kunnen aanvullende afspraken bevatten.
In plaats van het vakantiegeld iedere maand uit te betalen, bouwen veel werknemers dit gedurende het jaar op.
De loonstrook kan daardoor laten zien hoeveel vakantiegeld in de betreffende periode is gereserveerd of hoeveel er cumulatief is opgebouwd.
Bij de jaarlijkse uitbetaling wordt het opgebouwde bedrag vervolgens verwerkt als een bijzondere beloning.
Het opgebouwde vakantiegeld wordt doorgaans als bruto bedrag weergegeven.
Op het moment dat het vakantiegeld wordt uitbetaald, wordt hierover loonheffing berekend. Bij vakantiegeld wordt daarvoor meestal de tabel voor bijzondere beloningen gebruikt.
Het bedrag dat uiteindelijk netto op de rekening terechtkomt, is daardoor lager dan de bruto reservering die gedurende het jaar zichtbaar kan zijn.
Dit verklaart waarom een werknemer bijvoorbeeld € 2.000 aan bruto vakantiegeld kan hebben opgebouwd, maar bij uitbetaling geen € 2.000 netto ontvangt.
Dat verschilt per soort reservering.
Vakantiegeld wordt bij veel werkgevers eenmaal per jaar uitbetaald. Het exacte moment kan volgen uit de arbeidsovereenkomst of cao.
Een eindejaarsuitkering wordt, zoals de naam al aangeeft, vaak aan het einde van het jaar betaald.
Vakantie uren worden meestal helemaal niet als geld uitbetaald tijdens het dienstverband. Deze worden gebruikt om betaald verlof op te nemen.
Er bestaat dus geen algemeen moment waarop alle reserveringen worden uitbetaald.
Dat hangt af van het soort reservering en de afspraken die gelden.
Vakantiebijslag kan onder voorwaarden periodiek worden uitbetaald wanneer dit op de juiste manier is afgesproken en verwerkt.
Voor wettelijke vakantiedagen ligt dit anders. Het doel van wettelijke vakantie is dat werknemers daadwerkelijk betaalde vrije tijd kunnen opnemen. Deze dagen kunnen tijdens het dienstverband daarom niet zomaar worden vervangen door een financiële uitbetaling.
Je moet dus per reservering bekijken welke regels gelden.
Reserveringen worden vaak gekoppeld aan het salaris of aan gewerkte uren.
Daardoor kan het opgebouwde bedrag veranderen wanneer bijvoorbeeld:
• het salaris stijgt
• het aantal contracturen verandert
• een werknemer meer of minder werkt
• vakantie uren worden opgenomen
• een toeslag onderdeel is van de grondslag
• een reservering wordt uitbetaald
• een werknemer in of uit dienst treedt
Een wijziging in de arbeidsvoorwaarden kan daardoor rechtstreeks zichtbaar worden in de reserveringen.
Op sommige loonstroken wordt een cumulatieve reservering getoond.
Cumulatief betekent dat bedragen over meerdere salarisperiodes bij elkaar worden opgeteld.
Stel dat iedere maand € 200 aan vakantiegeld wordt gereserveerd.
Na drie maanden kan het cumulatieve bedrag bijvoorbeeld zijn:
€ 200 + € 200 + € 200 = € 600
Het cumulatieve overzicht laat dan zien hoeveel er tot dat moment is opgebouwd.
Na uitbetaling kan het weergegeven saldo veranderen of opnieuw beginnen, afhankelijk van de inrichting van de salarissoftware.
Een reservering van € 0 hoeft niet direct te betekenen dat er iets fout is gegaan.
Mogelijke verklaringen zijn:
• de reservering is onlangs uitbetaald
• het recht wordt direct met het salaris uitbetaald
• de salarissoftware toont alleen de actuele periode
• de werknemer bouwt deze specifieke reservering niet op
• het saldo wordt op een andere plek weergegeven
Wanneer een reservering onverwacht op nul staat, is het verstandig om de loonstrook te vergelijken met eerdere maanden of navraag te doen bij de salarisadministratie.
Een salarisverhoging kan invloed hebben op reserveringen die gekoppeld zijn aan het loon.
Vakantiegeld is daarvan een duidelijk voorbeeld. Wanneer het salaris stijgt, kan vanaf dat moment ook een hoger bedrag aan vakantiebijslag worden opgebouwd.
De reeds opgebouwde bedragen verdwijnen hierdoor niet.
De salarisadministratie verwerkt vanaf de ingangsdatum van de salariswijziging de nieuwe grondslag.
Bij uitdiensttreding moet worden bepaald welke opgebouwde rechten nog openstaan.
Tijdens de eindafrekening kunnen bijvoorbeeld worden verwerkt:
• opgebouwd vakantiegeld
• resterende vakantie uren
• nog niet betaalde toeslagen
• andere opgebouwde rechten
Welke bedragen daadwerkelijk moeten worden uitbetaald, hangt af van de wettelijke regels en de arbeidsvoorwaarden.
Daarom kan de laatste loonstrook aanzienlijk afwijken van een normale salarisperiode.
Wanneer een werknemer aan het einde van het dienstverband nog vakantie uren heeft die niet zijn opgenomen, moeten deze in beginsel worden uitbetaald.
Deze uitbetaling komt terecht in de eindafrekening.
Het is daarom belangrijk dat de verlofadministratie klopt voordat een werknemer uit dienst wordt verwerkt.
Een verkeerd verlofsaldo kan anders rechtstreeks leiden tot een onjuiste eindafrekening.
Bij oproepkrachten en werknemers met wisselende uren kunnen reserveringen extra zichtbaar zijn.
Wanneer het salaris iedere maand verschilt, kunnen loonafhankelijke reserveringen eveneens per salarisperiode veranderen.
Afhankelijk van de arbeidsovereenkomst en cao kunnen bepaalde rechten bovendien op een andere manier worden opgebouwd of uitbetaald.
Vooral bij flexibele arbeidsrelaties is een correcte inrichting van de salarisadministratie daarom belangrijk.
Bij sommige arbeidsrelaties wordt gesproken over een all in salaris. Hierbij kunnen bepaalde componenten, zoals vakantiebijslag of onder strikte voorwaarden vakantie uren, direct in de periodieke betaling zijn verwerkt.
Hier gelden juridische voorwaarden voor. Het moet voor de werknemer onder andere duidelijk en controleerbaar zijn welk gedeelte van de betaling betrekking heeft op het reguliere loon en welk gedeelte op andere rechten.
Een werkgever kan dus niet simpelweg alle reserveringen onzichtbaar opnemen in één totaalbedrag.
Dat hangt af van de reservering en van wat precies met brutoloon wordt bedoeld.
Een reservering voor vakantiegeld wordt opgebouwd op basis van loon, maar wordt niet iedere maand als regulier nettosalaris uitbetaald.
Wanneer het vakantiegeld later daadwerkelijk wordt uitbetaald, wordt dit als belast loon verwerkt.
Daarom is het belangrijk onderscheid te maken tussen het maandelijkse basissalaris, opgebouwde arbeidsvoorwaarden en daadwerkelijk uitbetaalde bedragen.
Reserveringen vertegenwoordigen toekomstige verplichtingen richting werknemers.
Een werkgever moet bijvoorbeeld rekening houden met opgebouwd vakantiegeld en openstaande vakantie uren.
Een goede administratie geeft inzicht in:
• opgebouwde rechten
• toekomstige uitbetalingen
• openstaande verlofsaldi
• personeelskosten
• verplichtingen bij uitdiensttreding
Daardoor zijn reserveringen niet alleen relevant voor de werknemer, maar ook voor de financiële planning van een organisatie.
Bij het verwerken van reserveringen kunnen fouten ontstaan, bijvoorbeeld:
• vakantiegeld over de verkeerde grondslag berekenen
• salariswijzigingen niet correct meenemen
• vakantie uren verkeerd opbouwen
• opgenomen verlof niet verwerken
• reserveringen bij uitdiensttreding vergeten
• verkeerde cao afspraken toepassen
• een reservering dubbel uitbetalen
• een opgebouwd recht onterecht als inhouding behandelen
Wanneer deze fouten langere tijd blijven bestaan, kunnen de verschillen steeds groter worden.
Reserveringen zijn een goed voorbeeld van onderdelen binnen de salarisadministratie die iedere maand worden opgebouwd, maar soms pas veel later daadwerkelijk zichtbaar worden in een betaling.
Betaalze helpt werkgevers met de correcte verwerking van onder andere:
• vakantiegeld
• vakantie uren
• eindejaarsuitkeringen
• salariswijzigingen
• eindafrekeningen
• loonstroken
• personeelsmutaties
• loonaangiften
Zo blijven opgebouwde rechten inzichtelijk en worden uitbetalingen op het juiste moment correct verwerkt.
Reserveringen zijn bedragen of rechten die een werknemer gedurende het dienstverband opbouwt voor een later moment. Voorbeelden zijn vakantiegeld, vakantie uren en bepaalde eindejaarsuitkeringen.
Nee. Een inhouding verlaagt het salaris dat wordt uitbetaald. Een reservering geeft juist aan dat een bedrag of recht wordt opgebouwd voor een toekomstige uitbetaling of opname.
Dat hangt af van de reservering. Vakantiegeld wordt vaak jaarlijks uitbetaald, terwijl vakantie uren normaal gesproken worden gebruikt voor betaald verlof. Bij uitdiensttreding kunnen verschillende openstaande rechten worden afgerekend.
Reserveringen kunnen afhankelijk zijn van het salaris, gewerkte uren en opgenomen verlof. Een salarisverhoging, wijziging van contracturen of uitbetaling kan het saldo daarom veranderen.
Bij de eindafrekening wordt bekeken welke opgebouwde rechten nog openstaan. Denk aan vakantiegeld en resterende vakantie uren. Deze worden waar nodig volgens de geldende regels financieel afgerekend.
Wat zijn reserveringen op een loonstrook? Het zijn bedragen of rechten die gedurende het dienstverband worden opgebouwd voor een later moment. Denk bijvoorbeeld aan vakantiegeld, vakantie uren en bepaalde andere arbeidsvoorwaarden.
Een reservering is niet hetzelfde als een inhouding. Het bedrag wordt niet simpelweg van het salaris afgehaald, maar vertegenwoordigt een opgebouwd recht.
Voor werkgevers is een correcte administratie belangrijk omdat reserveringen toekomstige verplichtingen vertegenwoordigen. Vooral bij salariswijzigingen, verlof en uitdiensttreding moeten opgebouwde rechten goed worden bijgehouden en verwerkt.
Onze specialisten denken graag met je mee. Stel je vraag vrijblijvend en ontvang snel een duidelijk antwoord.
Wil je zekerheid over je loonadministratie, zonder gedoe of risico op fouten? Betaalze helpt ondernemers in heel Nederland met een foutloze, overzichtelijke en professionele salarisadministratie. Of je nu één medewerker hebt of een groeiend team, wij zorgen dat alles klopt.
Bij Betaalze profiteer je van:
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Maak vrijblijvend kennis met Betaalze en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.
*(Vereniging van Nederlandse Salarisadministrateurs)
Telefoon
Gemaakt door Strategisch Partners