Thuiswerken is voor veel organisaties inmiddels een vast onderdeel van de werkweek. Werknemers werken bijvoorbeeld één of meerdere dagen vanuit huis en maken daardoor andere kosten dan wanneer zij op kantoor werken. Denk aan elektriciteit, verwarming, koffie, thee en water.
Werkgevers kunnen hiervoor onder voorwaarden een thuiswerkvergoeding geven. Maar wat is thuiswerkvergoeding precies, hoeveel mag een werkgever in 2026 onbelast vergoeden en hoe werkt dit wanneer een werknemer op dezelfde dag ook naar kantoor reist?
In dit artikel leggen we de thuiswerkvergoeding stap voor stap uit.
Een thuiswerkvergoeding is een vergoeding die een werkgever aan een werknemer kan geven voor de extra kosten die ontstaan door thuiswerken.
Sinds 2022 bestaat hiervoor een gerichte vrijstelling binnen de loonheffingen. Hierdoor kan een werkgever tot een vastgesteld maximumbedrag per thuiswerkdag vergoeden zonder dat dit bedrag tot het belastbare loon van de werknemer behoort.
De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming voor kleine dagelijkse kosten die iemand thuis maakt tijdens het werken.
Denk bijvoorbeeld aan:
• elektriciteit
• verwarming
• water
• koffie en thee
• toiletpapier en andere kleine huishoudelijke kosten
De hoogte van het fiscaal vrijgestelde bedrag wordt periodiek aangepast.
In 2026 bedraagt de maximaal gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding € 2,45 per thuiswerkdag. Dit bedrag is verhoogd ten opzichte van 2025, toen maximaal € 2,40 per dag gericht vrijgesteld kon worden vergoed.
Een werkgever kan ervoor kiezen om minder te betalen.
Werkt iemand bijvoorbeeld tien dagen per maand volledig thuis en ontvangt deze werknemer de maximale vergoeding, dan is de berekening:
10 × € 2,45 = € 24,50
De werknemer kan dan € 24,50 aan gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding ontvangen voor die maand, mits aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan.
Nee. De fiscale regeling betekent niet automatisch dat iedere werkgever verplicht is om € 2,45 per thuiswerkdag te betalen.
De Belastingdienst bepaalt hoeveel een werkgever gericht vrijgesteld mag vergoeden. Of een werknemer daadwerkelijk recht heeft op een thuiswerkvergoeding hangt af van de arbeidsvoorwaarden.
Een verplichting kan bijvoorbeeld voortkomen uit:
• een cao
• de arbeidsovereenkomst
• een personeelshandboek
• een thuiswerkregeling
• afspraken tussen werkgever en werknemer
Werkgevers moeten dus zowel naar de fiscale regels als naar hun eigen arbeidsvoorwaarden kijken.
Een werkgever kan de vergoeding baseren op het daadwerkelijke aantal thuiswerkdagen.
Stel dat een werknemer in één maand acht dagen thuiswerkt.
Bij de maximale gericht vrijgestelde vergoeding van € 2,45 per dag komt dit neer op:
8 × € 2,45 = € 19,60
Dit bedrag kan vervolgens via de salarisadministratie worden verwerkt.
Voor werknemers die structureel een vast aantal dagen thuiswerken, bestaat ook de mogelijkheid om onder voorwaarden met een vaste vergoeding te werken. Hierdoor hoeft niet iedere afzonderlijke thuiswerkdag apart te worden gedeclareerd.
Ja. Wanneer een werknemer structureel thuiswerkt, kan een werkgever onder voorwaarden een vaste thuiswerkvergoeding afspreken.
Dit is bijvoorbeeld handig wanneer iemand iedere maandag en vrijdag thuiswerkt.
Voor een vaste vergoeding kan worden gewerkt met het verwachte aantal thuiswerkdagen. Daarbij gelden fiscale regels voor de berekening en moet rekening worden gehouden met het werkpatroon van de werknemer.
Verandert het structurele werkpatroon, dan moet ook worden bekeken of de vaste vergoeding nog correct is.
Een werknemer die bijvoorbeeld van twee vaste thuiswerkdagen naar één thuiswerkdag per week gaat, kan daardoor een andere vaste vergoeding krijgen.
Een belangrijk aandachtspunt is de combinatie van thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding.
Voor dezelfde werkdag kan een werkgever niet zonder meer zowel de gerichte vrijstelling voor thuiswerken als de gerichte vrijstelling voor reizen naar de vaste werkplek toepassen.
Werkt een werknemer thuis, dan kan voor die dag de thuiswerkvergoeding gelden.
Reist de werknemer naar de vaste werkplek, dan kan voor die dag bijvoorbeeld een onbelaste kilometervergoeding of vergoeding voor openbaar vervoer gelden.
De werkgever moet dus goed registreren waar een werknemer gedurende de werkdag werkt. (belastingdienst.nl)
Stel dat een werknemer ‘s ochtends thuiswerkt en ‘s middags naar de vaste werkplek rijdt.
Voor die dag kan niet zowel de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten als de gerichte vrijstelling voor woon werkverkeer naar de vaste werkplek worden toegepast.
De werkgever moet voor die dag dus kiezen welke gerichte vrijstelling wordt gebruikt. (belastingdienst.nl)
Dat maakt een goede registratie vooral bij hybride werken belangrijk.
Er is een belangrijk verschil tussen reizen naar de vaste werkplek en andere zakelijke reizen.
Wanneer een werknemer op een thuiswerkdag vanuit huis naar een klant of andere zakelijke afspraak reist, kunnen onder voorwaarden zowel de thuiswerkvergoeding als een vergoeding voor die zakelijke reis worden toegepast.
De uitsluiting heeft specifiek betrekking op de combinatie met reizen tussen de woning en een vaste werkplek op dezelfde dag. (belastingdienst.nl)
Dit onderscheid is belangrijk bij werknemers die regelmatig vanuit huis klanten bezoeken.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding is bedoeld voor terugkerende kleine kosten van thuiswerken.
Denk aan:
• extra elektriciteitsverbruik
• verwarming
• water
• koffie
• thee
• toiletpapier
Kosten voor bijvoorbeeld een laptop, bureaustoel of beeldscherm vallen niet simpelweg binnen hetzelfde dagelijkse bedrag.
Voor bepaalde noodzakelijke voorzieningen en arbovoorzieningen bestaan aparte fiscale mogelijkheden.
Een werkgever kan daardoor naast een thuiswerkvergoeding soms ook bepaalde thuiswerkvoorzieningen onbelast verstrekken of vergoeden, mits aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.
Een ergonomische bureaustoel kan belangrijk zijn voor een gezonde thuiswerkplek.
Voor arbovoorzieningen kan onder voorwaarden een aparte gerichte vrijstelling gelden. Dit betekent dat een werkgever niet noodzakelijk een bureaustoel hoeft te betalen vanuit de dagelijkse thuiswerkvergoeding.
Er gelden wel voorwaarden. De voorziening moet onder andere rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid dat de werkgever voert.
Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen dagelijkse thuiswerkkosten en voorzieningen voor het daadwerkelijk inrichten van de werkplek.
Ook een laptop valt niet onder de dagelijkse vergoeding van € 2,45.
Voor computers, mobiele communicatiemiddelen en vergelijkbare apparatuur kan een aparte gerichte vrijstelling gelden wanneer deze volgens het noodzakelijkheidscriterium nodig zijn voor het werk.
Een werkgever kan dus een laptop ter beschikking stellen én daarnaast een thuiswerkvergoeding betalen wanneer aan de voorwaarden van beide regelingen wordt voldaan.
Wanneer de thuiswerkvergoeding via de salarisadministratie wordt betaald, kan deze zichtbaar zijn op de loonstrook.
De omschrijving verschilt per salarissoftware.
Je kunt bijvoorbeeld termen tegenkomen zoals:
• thuiswerkvergoeding
• vergoeding thuiswerken
• thuiswerkkosten
• onkostenvergoeding thuiswerken
Wanneer de vergoeding binnen de voorwaarden van de gerichte vrijstelling valt, wordt deze niet behandeld als regulier belast brutoloon.
De vergoeding kan daardoor boven op het nettoloon worden uitbetaald zonder dat hierover reguliere loonheffing wordt berekend.
Ook parttime werknemers kunnen een thuiswerkvergoeding ontvangen.
De vergoeding wordt niet rechtstreeks bepaald door het aantal contracturen, maar door de thuiswerkdagen waarvoor aan de voorwaarden wordt voldaan.
Een werknemer die drie dagen per week werkt en daarvan één dag structureel thuiswerkt, kan dus voor die thuiswerkdag een vergoeding ontvangen.
Hetzelfde geldt voor werknemers met verschillende roosters.
Bij een vaste vergoeding moet het structurele werkpatroon correct worden meegenomen in de berekening.
Juist bij hybride werken is een duidelijke regeling belangrijk.
Een werknemer kan bijvoorbeeld:
• maandag thuiswerken
• dinsdag op kantoor werken
• woensdag thuiswerken
• donderdag op kantoor werken
• vrijdag op kantoor werken
De werkgever kan voor maandag en woensdag een thuiswerkvergoeding geven. Voor de andere werkdagen kan bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding gelden wanneer de werknemer daadwerkelijk naar de vaste werkplek reist.
Bij structurele patronen kunnen hiervoor vaste vergoedingen worden berekend.
Verandert het werkpatroon regelmatig, dan kan registratie op basis van daadwerkelijke dagen praktischer zijn.
Een werkgever mag een hogere vergoeding geven dan het fiscaal vrijgestelde bedrag.
Het gedeelte boven de gerichte vrijstelling is dan niet automatisch belastingvrij.
Dat meerdere kan in beginsel als loon worden behandeld. Afhankelijk van de situatie kan een werkgever bekijken of het bedrag binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan worden aangewezen.
Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen het bedrag dat een werkgever wil vergoeden en het bedrag dat fiscaal gericht vrijgesteld kan worden betaald.
Wanneer de vergoeding wordt gebaseerd op daadwerkelijke thuiswerkdagen, moet de werkgever kunnen onderbouwen voor welke dagen de vergoeding is verstrekt.
Organisaties kunnen hiervoor bijvoorbeeld werken met:
• een urenregistratie
• een HR systeem
• een thuiswerkregistratie
• een declaratiesysteem
• een vast werkrooster
Bij een structureel thuiswerkpatroon kan een vaste vergoeding administratief eenvoudiger zijn.
Het belangrijkste is dat de administratie aansluit bij de daadwerkelijke situatie.
Thuiswerken zorgt ervoor dat bepaalde kosten verschuiven van werkgever naar werknemer.
Wie thuiswerkt gebruikt bijvoorbeeld zijn eigen:
• elektriciteit
• verwarming
• water
• koffie en thee
De thuiswerkvergoeding is geïntroduceerd om werkgevers de mogelijkheid te geven deze kosten op een eenvoudige manier fiscaal vriendelijk te vergoeden.
Daarmee hoeft niet iedere werknemer afzonderlijk bonnetjes of werkelijke energiekosten te declareren.
De combinatie van thuiswerken, kantoorwerken en zakelijke reizen kan tot fouten leiden.
Veelvoorkomende aandachtspunten zijn:
• thuiswerkvergoeding en woon werkvergoeding voor dezelfde dag toepassen
• een verouderd bedrag gebruiken
• structurele thuiswerkdagen niet aanpassen
• meer dan de vrijstelling volledig onbelast verwerken
• geen onderscheid maken tussen thuiswerkkosten en werkplekvoorzieningen
• wijzigingen in werkpatronen niet doorgeven aan de salarisadministratie
Vooral bij grotere organisaties kan een kleine fout zich bij veel werknemers herhalen.
Een thuiswerkvergoeding lijkt een klein onderdeel van de salarisadministratie, maar moet wel correct worden ingericht.
Betaalze helpt werkgevers bij de verwerking van onder andere:
• thuiswerkvergoedingen
• reiskostenvergoedingen
• vaste onkostenvergoedingen
• wijzigingen in werkpatronen
• loonstroken
• loonheffingen
• personeelsmutaties
• loonaangiften
Zo sluiten thuiswerkafspraken en salarisverwerking goed op elkaar aan en weten werknemers precies welke vergoedingen zij ontvangen.
Een thuiswerkvergoeding is een vergoeding die een werkgever kan geven voor extra kosten die een werknemer maakt tijdens het thuiswerken. Denk aan elektriciteit, verwarming, water, koffie en thee.
In 2026 kan een werkgever maximaal € 2,45 per thuiswerkdag gericht vrijgesteld vergoeden. Een werkgever mag ook een lager bedrag betalen.
Nee, er bestaat niet automatisch een wettelijke verplichting om de maximale fiscale thuiswerkvergoeding te betalen. Een recht op vergoeding kan wel volgen uit een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling.
Niet zonder meer voor dezelfde dag wanneer je naar een vaste werkplek reist. Voor dezelfde werkdag moet bij deze combinatie in principe worden gekozen tussen de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en die voor woon werkverkeer naar de vaste werkplek.
Dat kan. Ook parttime werknemers kunnen een thuiswerkvergoeding ontvangen voor dagen waarop zij thuiswerken. De afspraken van de werkgever en de fiscale voorwaarden bepalen hoe de vergoeding wordt toegepast.
Wat is thuiswerkvergoeding? Het is een vergoeding waarmee werkgevers werknemers tegemoet kunnen komen in de extra dagelijkse kosten van thuiswerken. In 2026 kan maximaal € 2,45 per thuiswerkdag gericht vrijgesteld worden vergoed.
De vergoeding is niet automatisch verplicht. Of een werknemer er recht op heeft, hangt af van afspraken binnen de organisatie, de arbeidsovereenkomst of een cao.
Voor werkgevers is vooral de combinatie met reiskosten belangrijk. Voor dezelfde dag kan niet zonder meer zowel een thuiswerkvergoeding als een vergoeding voor reizen naar de vaste werkplek gericht vrijgesteld worden betaald.
Door thuiswerkdagen, reisdagen en wijzigingen in werkpatronen correct te verwerken, blijft de salarisadministratie overzichtelijk en worden vergoedingen fiscaal juist toegepast.
Onze specialisten denken graag met je mee. Stel je vraag vrijblijvend en ontvang snel een duidelijk antwoord.
Wil je zekerheid over je loonadministratie, zonder gedoe of risico op fouten? Betaalze helpt ondernemers in heel Nederland met een foutloze, overzichtelijke en professionele salarisadministratie. Of je nu één medewerker hebt of een groeiend team, wij zorgen dat alles klopt.
Bij Betaalze profiteer je van:
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Maak vrijblijvend kennis met Betaalze en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.
*(Vereniging van Nederlandse Salarisadministrateurs)
Telefoon
Gemaakt door Strategisch Partners