Iedere werknemer heeft recht op vakantie. Toch zijn de regels rondom vakantiedagen uitgebreider dan veel mensen denken. Hoeveel vakantiedagen bouw je op? Wat is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen? Wanneer vervallen vakantiedagen en wat gebeurt ermee als een werknemer ziek wordt of uit dienst gaat?
Voor werkgevers zijn vakantiedagen bovendien een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie en salarisverwerking. Een verkeerde registratie kan zorgen voor onjuiste verlofsaldi, discussies met medewerkers en fouten bij een eindafrekening.
In dit artikel leggen we daarom duidelijk uit: hoe werken vakantiedagen?
Vakantiedagen zijn dagen waarop een werknemer vrij kan nemen terwijl het loon in principe wordt doorbetaald.
Werknemers bouwen gedurende hun dienstverband vakantiedagen op. Hoeveel dagen iemand krijgt, hangt onder andere af van het aantal uren dat iemand werkt en eventuele aanvullende afspraken in een cao of arbeidsovereenkomst.
Binnen vakantiedagen wordt onderscheid gemaakt tussen:
• wettelijke vakantiedagen
• bovenwettelijke vakantiedagen
Dat onderscheid is belangrijk, omdat voor beide soorten verschillende regels gelden.
Een werknemer bouwt ieder jaar een bepaald aantal vakantie uren op. Het wettelijke minimum is gelijk aan vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt.
Werkt een werknemer bijvoorbeeld 40 uur per week? Dan heeft die werknemer wettelijk recht op minimaal:
4 × 40 uur = 160 vakantie uren per jaar
Bij werkdagen van acht uur komt dit neer op twintig wettelijke vakantiedagen.
Werkt iemand 24 uur per week, dan bedraagt het wettelijke minimum 96 vakantie uren per jaar.
De daadwerkelijke hoeveelheid vakantie kan hoger zijn wanneer in de arbeidsovereenkomst of cao extra vakantiedagen zijn afgesproken.
Wettelijke vakantiedagen vormen het minimale aantal vakantie uren waarop een werknemer volgens de wet recht heeft.
Bij een volledige werkweek van vijf dagen komt dit doorgaans neer op vier weken vakantie per jaar.
De wettelijke vakantieaanspraak wordt berekend in uren. Hierdoor kan de regeling ook correct worden toegepast bij parttime werknemers en werknemers met wisselende arbeidsuren.
Het doel van deze wettelijke vakantiedagen is dat werknemers voldoende gelegenheid krijgen om te herstellen van hun werkzaamheden.
Een werkgever kan meer vakantiedagen aanbieden dan het wettelijke minimum. Deze extra dagen worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.
Stel dat een werknemer bij een volledige werkweek recht heeft op 25 vakantiedagen.
Hiervan kunnen bijvoorbeeld:
• 20 dagen wettelijk zijn
• 5 dagen bovenwettelijk zijn
Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen voortkomen uit een cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling.
Voor deze dagen gelden op sommige punten andere regels dan voor wettelijke vakantiedagen, bijvoorbeeld rondom de termijn waarbinnen ze kunnen vervallen of verjaren.
Vakantiedagen worden gedurende het dienstverband opgebouwd.
Werkt iemand een volledig kalenderjaar met dezelfde arbeidsduur, dan wordt de volledige jaarlijkse vakantieaanspraak opgebouwd.
Komt iemand halverwege het jaar in dienst, dan wordt de aanspraak naar rato berekend.
Hetzelfde geldt wanneer iemand gedurende het jaar uit dienst gaat.
Een werknemer hoeft dus niet per definitie op 1 januari al zijn vakantiedagen daadwerkelijk te hebben opgebouwd. Hoe dit administratief zichtbaar wordt gemaakt, kan per werkgever of verlofsysteem verschillen.
Parttime werknemers hebben naar verhouding hetzelfde wettelijke recht op vakantie als werknemers die fulltime werken.
Daarom wordt gekeken naar het aantal uren dat iemand per week werkt.
Een werknemer die 20 uur per week werkt, heeft wettelijk recht op minimaal:
4 × 20 = 80 vakantie uren per jaar
Het is dus niet zo dat een parttime werknemer minder vakantie krijgt in verhouding tot zijn arbeidsduur.
Door vakantiedagen in uren te registreren blijft de berekening eerlijk bij verschillende werkroosters.
Een werknemer vraagt vakantie aan bij de werkgever. Werkgevers kunnen hiervoor verschillende procedures gebruiken, bijvoorbeeld via een HR systeem, personeelsportaal of een schriftelijke aanvraag.
Een werkgever moet een vakantieaanvraag in principe goedkeuren. Alleen wanneer er gewichtige redenen zijn, kan een werkgever bezwaar maken tegen de gewenste vakantieperiode.
Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan ernstige problemen voor de bedrijfsvoering wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd afwezig zijn.
Het is verstandig om binnen een organisatie duidelijke afspraken te maken over het aanvragen en goedkeuren van vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen hebben een relatief korte vervaltermijn.
In principe vervallen wettelijke vakantiedagen zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.
Wettelijke vakantiedagen die gedurende 2026 worden opgebouwd, vervallen daardoor in beginsel op 1 juli 2027.
Er zijn uitzonderingen. Wanneer een werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen, kunnen andere regels gelden.
Werkgevers hebben bovendien een informatieplicht. Werknemers moeten tijdig en duidelijk worden geïnformeerd over openstaande wettelijke vakantiedagen en het risico dat deze vervallen.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een andere termijn.
Deze vakantiedagen verjaren in beginsel na vijf jaar.
Dat betekent dat werknemers bovenwettelijke dagen aanzienlijk langer kunnen bewaren dan wettelijke vakantiedagen.
In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen aanvullende afspraken staan. Daarom is het belangrijk om bij het beheren van verlofsaldi onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantie uren.
Ook tijdens ziekte bouwt een werknemer in principe wettelijke vakantiedagen op.
Een zieke werknemer kan daarnaast vakantie opnemen. Tijdens vakantiedagen wordt de werknemer tijdelijk vrijgesteld van verplichtingen die samenhangen met de re integratie.
Het opnemen van vakantie tijdens ziekte moet wel goed worden afgestemd met de werkgever.
Voor werkgevers is het belangrijk dat ziekte uren en vakantie uren correct worden geregistreerd. Anders kan het verlofsaldo van de werknemer onjuist worden.
Wanneer een werknemer uit dienst gaat, wordt gekeken hoeveel vakantiedagen nog openstaan.
Niet opgenomen vakantie uren moeten bij het einde van het dienstverband in beginsel worden uitbetaald.
De waarde van deze uren wordt meegenomen in de eindafrekening van de werknemer.
Heeft een werknemer juist meer vakantiedagen opgenomen dan op dat moment waren opgebouwd? Dan hangt het van de omstandigheden en gemaakte afspraken af of de werkgever deze uren kan verrekenen.
Een correcte verlofregistratie gedurende het dienstverband voorkomt problemen bij de eindafrekening.
Tijdens een lopend dienstverband kunnen wettelijke vakantiedagen niet zomaar worden ingeruild voor geld. Het uitgangspunt is namelijk dat werknemers deze dagen daadwerkelijk gebruiken om vakantie op te nemen.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen bestaat meer ruimte. Werkgever en werknemer kunnen onder voorwaarden afspraken maken over het uitbetalen van deze extra dagen.
Bij het einde van een dienstverband worden resterende vakantie uren in beginsel wel financieel afgerekend.
Een vakantiedag vertegenwoordigt meer dan alleen een vrije dag.
Wanneer een werknemer vakantie opneemt, moet het loon tijdens die vakantie worden doorbetaald. Bij het bepalen van het vakantieloon kan afhankelijk van de situatie ook rekening moeten worden gehouden met structurele looncomponenten.
Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn bij werknemers die regelmatig toeslagen, provisies of andere variabele looncomponenten ontvangen.
Vooral bij het uitbetalen van resterende vakantie uren bij uitdiensttreding is een correcte berekening belangrijk.
Wanneer een werknemer structureel meer of minder uren gaat werken, verandert ook de toekomstige opbouw van wettelijke vakantiedagen.
Iemand die bijvoorbeeld van 40 naar 32 uur per week gaat, bouwt vanaf het moment van de wijziging minder vakantie uren op.
Daarom moeten wijzigingen in contracturen tijdig worden verwerkt in de personeelsadministratie.
Het reeds opgebouwde verlofsaldo verdwijnt niet automatisch door een wijziging van de arbeidsduur. De administratie moet ervoor zorgen dat bestaande en toekomstige aanspraken correct worden verwerkt.
Vakantiedagen en vakantiegeld worden regelmatig door elkaar gehaald, maar zijn twee verschillende arbeidsvoorwaarden.
Vakantiedagen geven een werknemer recht op betaalde vrije tijd.
Vakantiegeld is een financiële toeslag boven op het salaris. Werknemers hebben doorgaans recht op minimaal 8% vakantiebijslag over hun brutoloon, waarbij wettelijke uitzonderingen mogelijk zijn.
Een werknemer kan dus zowel vakantiedagen opnemen als vakantiegeld ontvangen.
Of vakantiedagen daadwerkelijk op iedere loonstrook staan, hangt af van de gebruikte salarissoftware en de inrichting van de administratie.
Je kunt bijvoorbeeld gegevens tegenkomen zoals:
• opgebouwd verlof
• opgenomen vakantie uren
• resterend verlofsaldo
• wettelijke vakantie uren
• bovenwettelijke vakantie uren
Sommige werkgevers tonen het volledige verlofsaldo via een apart personeelsportaal.
Voor werknemers is vooral belangrijk dat duidelijk is hoeveel vakantie uren zijn opgebouwd en hoeveel daarvan nog beschikbaar zijn.
Een goede verlofregistratie voorkomt onduidelijkheid tussen werkgever en werknemer.
De administratie moet inzicht geven in:
• hoeveel vakantie uren iemand heeft opgebouwd
• hoeveel uren zijn opgenomen
• hoeveel uren nog beschikbaar zijn
• welke dagen wettelijk zijn
• welke dagen bovenwettelijk zijn
• wanneer bepaalde vakantie uren kunnen vervallen
Vooral het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is belangrijk vanwege de verschillende termijnen.
In de praktijk kunnen verschillende fouten ontstaan bij het beheren van vakantiedagen.
Denk bijvoorbeeld aan:
• verkeerde vakantieopbouw bij parttimers
• contractwijzigingen niet verwerken
• wettelijke en bovenwettelijke dagen niet scheiden
• verkeerde verlofsaldi gebruiken
• vakantiedagen tijdens ziekte verkeerd verwerken
• openstaande dagen bij uitdiensttreding vergeten
• werknemers niet tijdig informeren over vervallende dagen
Wanneer een organisatie groeit, wordt een betrouwbare verlof en salarisadministratie daarom steeds belangrijker.
Vakantiedagen hebben direct raakvlakken met salarisadministratie. Denk aan wijzigingen in contracturen, ziekte, uitdiensttreding en het uitbetalen van resterende vakantie uren.
Betaalze helpt werkgevers bij een correcte salarisverwerking en zorgt ervoor dat personeelsmutaties goed worden meegenomen.
Denk hierbij aan:
• salarisverwerking
• contractwijzigingen
• ziekte en verlof
• eindafrekeningen
• uitbetaling van vakantie uren
• loonstroken
• loonaangiften
Zo voorkom je dat fouten in personeelsgegevens uiteindelijk leiden tot verkeerde salarisberekeningen.
Werknemers bouwen gedurende hun dienstverband vakantie uren op. Het wettelijke minimum bedraagt vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt. Bij een werkweek van 40 uur betekent dit minimaal 160 vakantie uren per jaar.
Dat hangt af van je arbeidsduur en eventuele aanvullende afspraken. Wettelijk heb je jaarlijks recht op minimaal vier keer het aantal uren dat je per week werkt. Een fulltime werknemer die vijf dagen per week werkt, komt hierdoor vaak uit op minimaal twintig vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt doorgaans een verjaringstermijn van vijf jaar. In bijzondere situaties kunnen uitzonderingen gelden.
Ja. Tijdens ziekte loopt de wettelijke opbouw van vakantiedagen in principe door. Een zieke werknemer kan ook vakantie opnemen, waarbij afspraken met de werkgever belangrijk zijn.
Wettelijke vakantiedagen kunnen tijdens het dienstverband niet zomaar worden uitbetaald in plaats van opgenomen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen kan dit onder voorwaarden wel. Bij uitdiensttreding worden resterende vakantie uren in beginsel uitbetaald.
Hoe werken vakantiedagen? Iedere werknemer bouwt vakantie uren op. Het wettelijke minimum bedraagt vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt. Bij een werkweek van 40 uur zijn dat minimaal 160 vakantie uren per jaar.
Naast wettelijke vakantiedagen kunnen werknemers bovenwettelijke vakantiedagen krijgen. Voor beide soorten gelden verschillende regels rondom vervallen, bewaren en uitbetalen.
Voor werkgevers is een correcte administratie essentieel. Vooral bij ziekte, parttime werken, gewijzigde contracturen en uitdiensttreding moeten vakantie uren goed worden verwerkt. Zo blijven verlofsaldi betrouwbaar en kunnen salarisberekeningen en eindafrekeningen correct worden uitgevoerd.
Onze specialisten denken graag met je mee. Stel je vraag vrijblijvend en ontvang snel een duidelijk antwoord.
Wil je zekerheid over je loonadministratie, zonder gedoe of risico op fouten? Betaalze helpt ondernemers in heel Nederland met een foutloze, overzichtelijke en professionele salarisadministratie. Of je nu één medewerker hebt of een groeiend team, wij zorgen dat alles klopt.
Bij Betaalze profiteer je van:
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Maak vrijblijvend kennis met Betaalze en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.
*(Vereniging van Nederlandse Salarisadministrateurs)
Telefoon
Gemaakt door Strategisch Partners