Een werknemer meldt zich ziek en ziet vervolgens dat er één of meerdere dagen niet worden doorbetaald. Mogelijk is er dan sprake van een wachtdag. Wachtdagen kunnen onderdeel zijn van afspraken rondom loondoorbetaling bij ziekte, maar een werkgever mag deze niet zomaar toepassen.
Wat is een wachtdag precies? Wanneer mag een werkgever een wachtdag inhouden, hoeveel wachtdagen zijn toegestaan en wat gebeurt er wanneer een werknemer zich binnen korte tijd opnieuw ziek meldt?
In dit artikel leggen we uit hoe wachtdagen werken en wat ze betekenen voor zowel werkgever als werknemer.
Een wachtdag is een ziektedag waarover een werknemer onder bepaalde voorwaarden geen loon ontvangt.
Normaal gesproken heeft een werknemer bij ziekte recht op loondoorbetaling. De werkgever moet gedurende maximaal twee jaar minimaal een wettelijk bepaald gedeelte van het loon doorbetalen. Er kunnen echter afspraken gelden waarbij over de eerste één of twee ziektedagen geen loon wordt betaald.
Deze dagen worden wachtdagen genoemd.
Een werkgever kan wachtdagen niet naar eigen inzicht invoeren. Ze moeten zijn afgesproken in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst of cao.
Wanneer een werknemer zich ziek meldt, wordt eerst gekeken welke afspraken gelden rondom ziekte en loondoorbetaling.
Stel dat in de toepasselijke cao één wachtdag is afgesproken.
Een werknemer wordt op maandag ziek en kan vanaf donderdag weer werken. De maandag kan dan, afhankelijk van de geldende afspraken, als wachtdag worden aangemerkt.
Over die dag ontvangt de werknemer geen loon. Over de resterende ziektedagen wordt het loon volgens de geldende regels doorbetaald.
Zonder geldige afspraak over wachtdagen kan een werkgever niet zomaar besluiten om de eerste ziektedag onbetaald te laten.
Volgens de wettelijke regels kunnen maximaal twee wachtdagen worden afgesproken bij ziekte.
Dat betekent niet dat iedere werkgever automatisch twee wachtdagen mag gebruiken.
Er kunnen bijvoorbeeld:
• geen wachtdagen gelden
• één wachtdag gelden
• twee wachtdagen gelden
Welke situatie van toepassing is, hangt af van de arbeidsovereenkomst en eventuele cao.
Voor werkgevers is het daarom belangrijk om eerst te controleren welke afspraken daadwerkelijk gelden voordat een wachtdag in de salarisadministratie wordt verwerkt.
Nee. Wachtdagen zijn niet standaard verplicht bij ziekte.
Veel werknemers krijgen vanaf de eerste ziektedag gewoon loon doorbetaald. Alleen wanneer rechtsgeldig is afgesproken dat één of twee wachtdagen gelden, kunnen deze worden toegepast.
Een werkgever kan dus niet bij iedere ziekmelding automatisch een wachtdag aftrekken omdat de wet het bestaan van wachtdagen mogelijk maakt.
De concrete arbeidsvoorwaarden zijn bepalend.
Wachtdagen kunnen bijvoorbeeld zijn vastgelegd in:
• de arbeidsovereenkomst
• een toepasselijke cao
Het moet voor de werknemer duidelijk zijn dat bij ziekte wachtdagen kunnen gelden.
Wanneer een cao van toepassing is, kunnen daarin specifieke voorwaarden staan. Een cao kan bijvoorbeeld bepalen hoeveel wachtdagen gelden en onder welke omstandigheden deze mogen worden toegepast.
Controleer daarom altijd eerst de regeling die voor de betreffende werknemer geldt.
In principe niet. Dat is juist het kenmerk van een wachtdag.
Wanneer een geldige wachtdag wordt toegepast, hoeft de werkgever over die betreffende ziektedag geen loon door te betalen.
Dat kan betekenen dat het nettoloon in de betreffende salarisperiode lager uitvalt.
Hoe groot het verschil precies is, hangt onder andere af van het salaris, het aantal wachtdagen en de manier waarop de salarisadministratie de inhouding berekent.
Ook bij een korte ziekmelding kan een wachtdag relevant zijn.
Stel dat één wachtdag is afgesproken en een werknemer slechts één dag ziek is. Dan kan die volledige ziektedag de wachtdag zijn.
De werknemer ontvangt over die dag dan geen loon, mits de wachtdag volgens de geldende afspraken mag worden toegepast.
Juist bij werknemers die regelmatig kortdurend ziek zijn, kunnen wachtdagen daardoor merkbaar invloed hebben op het salaris.
Een belangrijke regel geldt wanneer twee ziekteperiodes elkaar snel opvolgen.
Wanneer een werknemer zich binnen vier weken na herstel opnieuw ziek meldt, worden deze ziekteperiodes voor de wachtdagen in beginsel als één ziekteperiode gezien.
Dat betekent dat niet automatisch opnieuw wachtdagen mogen worden toegepast.
Een voorbeeld:
Een werknemer is ziek en er wordt één wachtdag toegepast. Na herstel werkt de werknemer twee weken en meldt zich vervolgens opnieuw ziek.
Omdat de nieuwe ziekmelding binnen vier weken plaatsvindt, mag niet zomaar opnieuw dezelfde wachtdag worden ingehouden.
Dit voorkomt dat werknemers bij kort op elkaar volgende ziekteperiodes telkens opnieuw met wachtdagen worden geconfronteerd.
Wanneer een werknemer langer dan vier weken volledig hersteld is geweest en daarna opnieuw ziek wordt, kan sprake zijn van een nieuwe ziekteperiode.
Wanneer wachtdagen rechtsgeldig zijn afgesproken, kunnen deze bij de nieuwe ziekteperiode opnieuw van toepassing zijn.
Voor een correcte verwerking is de herstelmelding daarom net zo belangrijk als de oorspronkelijke ziekmelding.
De salarisadministratie moet kunnen bepalen hoeveel tijd tussen beide ziekteperiodes zit.
Wachtdagen vormen een uitzondering op de normale regels rondom loondoorbetaling bij ziekte.
Een werknemer heeft tijdens ziekte in beginsel recht op minimaal 70% van het loon gedurende maximaal 104 weken. Voor het eerste ziektejaar gelden aanvullende wettelijke voorwaarden rondom het minimumloon.
Een cao of arbeidsovereenkomst kan bovendien bepalen dat een hoger percentage wordt doorbetaald, bijvoorbeeld 90% of 100%.
Wanneer geldige wachtdagen zijn afgesproken, hoeft over maximaal de eerste twee ziektedagen geen loon te worden betaald.
Daarna gelden de normale afspraken rondom loondoorbetaling bij ziekte.
Of wachtdagen gelden, verschilt sterk per sector.
In een cao kunnen bijvoorbeeld afspraken staan over:
• het aantal wachtdagen
• wanneer een wachtdag wordt toegepast
• uitzonderingen op de regeling
• loondoorbetaling tijdens ziekte
• aanvullende rechten van werknemers
Een werkgever die onder een cao valt, moet daarom de actuele cao raadplegen voordat wachtdagen worden verwerkt.
Een standaardregel voor alle werknemers in Nederland bestaat niet.
Wanneer geen cao van toepassing is, kunnen wachtdagen in de arbeidsovereenkomst zijn afgesproken.
Het is belangrijk dat hierover duidelijke afspraken bestaan.
Een werkgever kan niet achteraf besluiten dat voortaan bij iedere ziekmelding een dag salaris wordt ingehouden zonder dat hiervoor een geldige grondslag bestaat.
Voor nieuwe werknemers kunnen afspraken over ziekte en wachtdagen onderdeel zijn van de arbeidsvoorwaarden.
Wanneer een wachtdag wordt toegepast, moet dit correct in de salarisadministratie worden verwerkt.
Afhankelijk van de gebruikte salarissoftware kan op de loonstrook bijvoorbeeld een omschrijving staan zoals:
• wachtdag ziekte
• wachtdag
• inhouding wachtdag
• onbetaalde ziektedag
De inhouding heeft invloed op het brutoloon of de loonberekening van die periode en uiteindelijk op het nettobedrag dat wordt uitbetaald.
Voor werknemers moet duidelijk zijn waarom het salaris afwijkt van een normale maand.
De exacte berekening kan afhankelijk zijn van de salarisregeling, het rooster en de gebruikte salarissoftware.
Bij een werknemer met een vast maandloon moet bijvoorbeeld worden bepaald welke loonwaarde aan de betreffende wachtdag wordt gekoppeld.
Daarbij kunnen factoren relevant zijn zoals:
• het aantal contracturen
• het werkrooster
• de arbeidsduur
• het vaste salaris
• cao afspraken
Het is daarom niet verstandig om zonder controle simpelweg het maandloon door een willekeurig aantal werkdagen te delen.
De juiste salarisberekening moet aansluiten bij de geldende arbeidsvoorwaarden.
Ook bij parttime werknemers kunnen wachtdagen gelden.
Een wachtdag is relevant wanneer de werknemer op die dag normaal gesproken zou moeten werken.
Stel dat iemand maandag, dinsdag en woensdag werkt en zich op donderdag ziek meldt. Wanneer donderdag geen reguliere werkdag is, kan die dag niet zomaar als onbetaalde werkdag van het salaris worden afgetrokken.
Het werkrooster speelt daarom een belangrijke rol bij de verwerking.
Bij oproepkrachten kan de situatie ingewikkelder zijn.
Of een werknemer recht heeft op loon tijdens ziekte en hoe een wachtdag wordt toegepast, hangt onder andere af van de arbeidsovereenkomst, het oproepcontract, de geplande werkzaamheden en eventuele cao bepalingen.
Daarom moet bij oproepkrachten eerst worden vastgesteld welke loondoorbetalingsverplichting bestaat.
Pas daarna kan worden bepaald of een afgesproken wachtdag daadwerkelijk gevolgen heeft voor het loon.
Ook een werknemer die tijdens de proeftijd ziek wordt, kan recht hebben op loondoorbetaling bij ziekte.
Een proeftijd betekent niet dat de normale regels rondom ziekte automatisch vervallen.
Zijn geldige wachtdagen afgesproken, dan kunnen deze afhankelijk van de omstandigheden wel van toepassing zijn.
De proeftijd en wachtdagen zijn dus twee afzonderlijke arbeidsrechtelijke onderwerpen.
Een werkgever kan een wachtdag niet automatisch omzetten in een vakantiedag om ervoor te zorgen dat het loon toch wordt doorbetaald.
Voor het inzetten van vakantiedagen tijdens ziekte gelden aparte regels en afspraken.
Een werknemer kan in bepaalde situaties zelf afspraken maken over het gebruik van vakantie uren, maar een wachtdag en een vakantiedag zijn juridisch en administratief verschillende zaken.
Een goede verlofregistratie blijft daarom belangrijk.
Wachtdagen zijn historisch bedoeld als mogelijkheid om afspraken te maken over de eerste dagen van kortdurend ziekteverzuim.
Voor werknemers kunnen wachtdagen financieel merkbaar zijn. Vooral wanneer iemand een relatief korte ziekteperiode heeft, kan één onbetaalde dag een aanzienlijk verschil maken op de loonstrook.
Daarom heeft de wet het aantal wachtdagen beperkt en kunnen werkgevers ze alleen toepassen wanneer daarover geldige afspraken bestaan.
Bij het verwerken van wachtdagen kunnen verschillende fouten ontstaan.
Denk bijvoorbeeld aan:
• wachtdagen toepassen terwijl ze niet zijn afgesproken
• meer dan twee wachtdagen gebruiken
• opnieuw een wachtdag toepassen bij ziekte binnen vier weken
• een wachtdag verwerken op een dag waarop de werknemer niet zou werken
• de verkeerde loonwaarde inhouden
• cao afspraken niet controleren
• een herstelmelding verkeerd registreren
Deze fouten kunnen direct leiden tot een onjuiste loonstrook en een verkeerde salarisbetaling.
Een correcte verwerking begint bij een goede registratie van ziekte en herstel.
Werkgevers moeten onder andere inzicht hebben in:
• de eerste ziektedag
• de hersteldatum
• eerdere ziekteperiodes
• het werkrooster
• toepasselijke wachtdagen
• het percentage loondoorbetaling
Deze informatie heeft niet alleen invloed op wachtdagen, maar ook op andere onderdelen van de salarisadministratie en verzuimregistratie.
Een wachtdag lijkt misschien een eenvoudige inhouding, maar er moet eerst worden vastgesteld of deze daadwerkelijk mag worden toegepast.
Betaalze helpt werkgevers met een correcte salarisverwerking rondom onder andere:
• ziekte en herstel
• wachtdagen
• loondoorbetaling bij ziekte
• cao afspraken
• loonstroken
• personeelsmutaties
• loonheffingen
• loonaangiften
Zo worden ziekteperiodes correct verwerkt en voorkom je dat werknemers door een verkeerde wachtdag een onjuist salaris ontvangen.
Een wachtdag is een ziektedag waarover een werknemer geen loon ontvangt. Een werkgever mag maximaal twee wachtdagen toepassen, maar alleen wanneer hierover geldige afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of cao.
Nee. Een werkgever mag niet zelfstandig besluiten om bij ziekte een wachtdag in te houden. Er moet een geldige afspraak bestaan waarin wachtdagen zijn opgenomen.
Er kunnen maximaal twee wachtdagen worden afgesproken. In de praktijk kunnen nul, één of twee wachtdagen gelden, afhankelijk van de arbeidsovereenkomst en eventuele cao.
Nee, in principe niet. Wanneer een wachtdag rechtsgeldig wordt toegepast, hoeft de werkgever over die dag geen loon door te betalen. Hierdoor kan het salaris in die periode lager uitvallen.
Niet altijd. Wanneer ziekteperiodes elkaar binnen vier weken opvolgen, worden ze voor de toepassing van wachtdagen in beginsel als één ziekteperiode beschouwd. Hierdoor kunnen niet automatisch opnieuw wachtdagen worden toegepast.
Wat is een wachtdag? Een wachtdag is een eerste ziektedag waarover een werknemer onder bepaalde voorwaarden geen loon ontvangt.
Een werkgever mag maximaal twee wachtdagen toepassen. Dit kan echter alleen wanneer daarover geldige afspraken bestaan in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst of cao.
Ook de timing van ziekteperiodes is belangrijk. Wordt een werknemer binnen vier weken na herstel opnieuw ziek, dan kunnen niet automatisch opnieuw wachtdagen worden toegepast.
Voor werkgevers is een correcte registratie essentieel. De eerste ziektedag, hersteldatum, het werkrooster en eerdere ziekteperiodes bepalen mede hoe een wachtdag in de salarisadministratie moet worden verwerkt.
Onze specialisten denken graag met je mee. Stel je vraag vrijblijvend en ontvang snel een duidelijk antwoord.
Wil je zekerheid over je loonadministratie, zonder gedoe of risico op fouten? Betaalze helpt ondernemers in heel Nederland met een foutloze, overzichtelijke en professionele salarisadministratie. Of je nu één medewerker hebt of een groeiend team, wij zorgen dat alles klopt.
Bij Betaalze profiteer je van:
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?
Maak vrijblijvend kennis met Betaalze en ontdek hoe eenvoudig salarisadministratie kan zijn.
*(Vereniging van Nederlandse Salarisadministrateurs)
Telefoon
Gemaakt door Strategisch Partners