Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) heb je een bijzondere positie binnen je eigen bedrijf. Je bent zowel werkgever als werknemer en hebt te maken met regels die afwijken van die voor reguliere werknemers. Eén van die verplichtingen is de loonadministratie. Maar wat houdt loonadministratie voor een DGA precies in, waarom is het verplicht en hoe zorg je dat alles correct wordt verwerkt?
In deze blog leggen we uit wat je moet weten over loonadministratie als DGA, welke regels gelden voor het gebruikelijk loon en waarom het verstandig is om deze administratie uit te besteden aan een specialist zoals Betaalze.
De loonadministratie voor een DGA is in grote lijnen vergelijkbaar met die van een werknemer, maar met extra aandachtspunten. Als DGA ben je verplicht om jezelf een loon uit te keren via de salarisadministratie. Dit wordt het gebruikelijk loon genoemd.
Dat betekent dat jouw loon maandelijks moet worden verwerkt in de loonadministratie, inclusief loonheffingen, premies en loonaangiftes bij de Belastingdienst. Ook al ben je zelf eigenaar van de onderneming, voor de wet ben je in dit geval werknemer van je eigen BV.
De Belastingdienst wil voorkomen dat DGA’s zichzelf een te laag loon uitkeren om belasting te besparen. Daarom geldt de gebruikelijkloonregeling. Deze regeling bepaalt dat het salaris van een DGA moet aansluiten bij wat iemand met een vergelijkbare functie in loondienst verdient.
Met andere woorden: het loon dat je aan jezelf uitkeert mag niet willekeurig laag zijn. De Belastingdienst stelt elk jaar een richtbedrag vast dat als norm geldt.
In 2025 bedraagt het gebruikelijk loon bijvoorbeeld €56.000 per jaar, tenzij je kunt aantonen dat een lager loon in jouw situatie reëel is.
Door de loonadministratie goed bij te houden voldoe je aan deze wettelijke verplichting en voorkom je correcties of naheffingen.
Een correcte loonadministratie voor een DGA omvat meer dan alleen het maandelijks uitbetalen van salaris. Dit zijn de belangrijkste onderdelen:
Bij Betaalze zorgen we dat alle onderdelen kloppen, zodat je aan alle wettelijke eisen voldoet en nooit voor verrassingen komt te staan.
De hoogte van het gebruikelijk loon hangt af van verschillende factoren. De Belastingdienst kijkt onder andere naar:
Als je minder dan het richtbedrag van €56.000 verdient, moet je aannemelijk kunnen maken dat dit in jouw specifieke situatie passend is. Dat kan bijvoorbeeld als de onderneming nog in de opstartfase zit of weinig winst maakt.
Het is belangrijk om dit goed te onderbouwen, want een te laag loon zonder verklaring kan leiden tot naheffingen of boetes.
Bij Betaalze zien we regelmatig dat ondernemers onbewust fouten maken in hun loonadministratie. De meest voorkomende valkuilen zijn:
Door deze fouten loop je het risico op naheffingen of correcties van de Belastingdienst. Een foutloze loonadministratie voorkomt gedoe achteraf.
Veel DGA’s kiezen ervoor om hun loonadministratie uit te besteden, en dat is vaak de slimste keuze. De regels zijn complex, de verantwoordelijkheid groot en de risico’s bij fouten aanzienlijk.
De voordelen van uitbesteden zijn duidelijk:
Zo houd jij als DGA grip op je financiën, zonder zelf de details te hoeven beheren.
De kosten hangen af van de frequentie van de verloning en de gewenste ondersteuning. In de praktijk rekenen de meeste administratiekantoren een vast maandtarief voor DGA’s.
Bij Betaalze werken we met transparante prijzen zonder verborgen kosten. Je betaalt één vast bedrag per maand, inclusief loonverwerking, loonaangifte en jaaropgave.
Dat betekent dat je precies weet waar je aan toe bent en niet wordt verrast door extra facturen.
Een goed ingerichte loonadministratie biedt meer dan alleen naleving van de regels. Het geeft overzicht, financiële zekerheid en rust.
Met Betaalze heb je altijd een specialist aan je zijde die meedenkt, controleert en zorgt dat alles klopt.
Loonadministratie voor een DGA vraagt om kennis van wetgeving, fiscale regels en administratieve precisie. Zelf doen is mogelijk, maar brengt risico’s en onnodige stress met zich mee.
Door de loonadministratie van je DGA uit te besteden aan Betaalze kies je voor zekerheid, tijdwinst en een persoonlijke aanpak. Wij zorgen dat jouw salarisadministratie elke maand correct en tijdig wordt verwerkt, zodat jij kunt focussen op ondernemen.
*(Vereniging van Nederlandse Salarisadministrateurs)
Telefoon
Gemaakt door Strategisch Partners